Feedback 101: Cara Ngasih Feedback yang Baik dan Benar
Halo teman teman semua, kali ini lagi interest nulis hal-hal yang nggak berbau technical. Kalau di series 101 sebelumnya sudah membahas tentang adab yang bisa kalian baca di sini.
Belum jadi anggota Medium? Baca versi gratis tulisan ini.
Nah, di sini mau share tentang Feedback 101. Hal ini penting karena sering benget dapat dapat feedback, tapi masih bingung follow up-nya. Bisa jadi hal ini karena ada yang kurang dalam cara penyampaian feedbacknya. Nah, di sini akan coba kita bahas. Baik dari sisi gimana cara ngasih feedback-nya dan juga tipsnya. Let’s go kita bahas sama-sama!
Chekitout…
Okee, jadi tips ini saya ambil dari buku “The Making of A Manager” karya Julie Zhuo. Beliau adalah designer Facebook yang kemudian diangkat menjadi manager dan mengalami segala dinamikanya. Salah satu buku yang sangat bisa dinikmati membacanya karena penuh dengan cerita nyata, yaah walaupun pakai bahasa Inggris~
Pada chapter ke-4 buku itu menjelaskan hal yang detail tentang The Art of Feedback. Julie Zhuo menyebutkan bahwa giving feedback merupakan salah satu part yang seringnya challenging sebagai manager. Mengapa?
Yang pertama, karena bisa jadi bingung kita perlu memberikan feedback apa. Karena merasa semua masih ok baik-baik saja, jadi ngapain dikasih feedback?
Yang kedua, ketika ada hal yang tidak berjalan baik dan ada yang ingin disampaikan, kita cenderung diam karena takut menyakiti perasaannya~
Nah, dengan kondisi itu, mengapa kita tetap perlu memberikan feedback?
Untuk menjawab itu, coba ingat ingat lagi, dan jawab pertanyaan ini.
Feedback terbaik apa yang pernah kamu dapatkan? Mengapa itu berarti bagi Anda?
Nah, ketika Anda menjawab pertanyaan di atas, saya bisa menebak alasannya mengapa feedback itu bagus, kemungkinan besar adalah karena feedback itu menginspirasi Anda untuk mengubah perilaku, supaya hidupnya jadi lebih baik.
Untukku sendiri, dulu pernah Anda yang memberikan feedback bahwa salah satu tanda bahwa komunikasi berjalan baik adalah dari hasilnya, apakah sudah sesuai output yang diharapkan atau belum. Dari situ, saya mulai mengubah cara berpikir (mindset) saya yang sebelumnya, bahwa komunikasi yang baik hanya ketika proses menyampaikan, ternyata bukan hanya sampai situ.
Sebagai pengingat, feedback tidak harus yang bersifat kritis. Terkadang pujian bisa lebih memotivasi daripada kritik. Jadi, feedback tidak mesti bermula dari masalah, bisa jadi hanya untuk memuji supaya tahu bahwa yang dia lakukan baik dan perlu untuk dilanjutkan.
Pertanyaan selanjutnya, bagaimana cara memberikan feedback yang bisa mengubah perilaku seseorang supaya lebih baik? Mari kita simak 4 caranya.
Set Clear Expectation at the Beginning
Tahukah Anda, walaupun belum mulai bekerja bareng dengan seseorang, kita bisa memberikan feedback, lho! Mungkin terdengar aneh, tapi justru ini yang seharusnya dilakukan.
Caranya yaitu dengan memberikan ekspektasi sejak awal. Karena kebanyakan kekecawaan adalah karena realita tidak sesuai dengan ekspektasi. Untuk itu, penting untuk memberikan ekspektasi di awal ke seseorang yang baru akan mulai bekerja sama.
Ini seperti memulai perjalanan dengan map yang jelas mau ke mana VS jalan dulu seasalnya kemudian baru nanya, apakah on track?
Nah, ini ada beberapa hal yang bisa kamu berikan di awal untuk memastikan ekspektasinya sama.
- Beri tahu hasil kerja yang sangat baik itu seperti apa, yang biasa aja gimana, yang buruk gimana.
- Kasih saran atau pengalaman untuk memulai langkah dengan benar.
- Infokan kesalahan umum yang sering terjadi dalam menyelesaikan pekerjaan ini.
Berikut ini contohnya:
Dalam 3 bulan ke depan, saya berharap kamu bisa kenal dengan banyak orang, sudah bisa mengupdate sebuah kelas sendiri sesuai timeline dan memberikan impact kepada perusahaan.
Akan lebih baik lagi jika kamu bisa berinisiatif untuk menyelesaikan masalah dengan cara yang beda, tidak hanya ngikut yang ada.
Dan pastikan untuk selalu paham betul goal dari sebuah project, jangan hanya asal terima saja.
Ingat, lebih baik kita memberitahu di awal, daripada ikut campur di tengah. Karena manajer yang tiba-tiba muncul dan memberikan persyaratan baru dapat menimbulkan kebencian dalam tim mereka.Istilah ini disebut dengan Swoop and Poop.
Give Task-Specific Feedback as Frequently as You Can
Berikan feedback sesegera mungkin ketika dia selesai mengerjakan task tertentu. Ceritakan apa yang menurutmu sangat bagus ataupun yang menurutmu bisa diperbaiki ke depannya. Sedetail dan sespesifik mungkin.
Hal ini akan sangat efektif karena ingatannya masih sangat fresh. Alhasil, dia tahu apa yang dimaksud dan disampaikan pada feedback tersebut. Fokusnya pun akan lebih ke what, bukan who. Dengan begitu, feedback tersebut akan terasa ringan, dan sedikit demi sedikit akan membuat dia bertumbuh lebih baik.
Hal ini pun berlaku jika ada tim lain menyampaikan ke Anda bahwa dia sudah melakukan hal yang baik atau hal yang bisa diperbaiki. Maka, Anda pun perlu menyampaikan hal itu ke dia. Walaupun itu hal yang kecil.
Contohnya gimana?
Apa yang kamu lakukan di sesi TTT tadi sangat bagus. Kamu berinisiatif untuk memancing para instruktur berdiskusi dan menyiapkan slide khusus. Si X pun mengapresiasi inisiatif tersebut. Hanya perlu sedikit trik lagi untuk membuat suasana menjadi lebih hidup. Seperti memastikan mana instruktur yang available dengan raise hand terlebih dahulu, instead of randomly menunjuk instruktur. Overall puas banget sama inisiatifnya, tinggal ditingkatin ke depannya.
Share Behavioral Feedback Thoughtfull and Regularly
Ini adalah jenis feedback yang muncul dengan cara zoom out dan melihat secara high level setiap task-specific yang dilakukan. Adakah suatu pola atau hal yang dia lakukan berulang-ulang? Baik itu hal yang baik maupun yang bisa di-improve.
Dengan melihat setiap titik tersebut, kita jadi akan tahu strength dan weakness seseorang, memberikan kesan personal dan level yang lebih mendalam, yang mungkin tidak akan terlihat dari sebuah task-specific.
Di sini, Anda terkesan memberikan feedback lebih ke arah who, bukan what. Untuk itu, kita perlu lebih berhati-hati dan memberikan alasan/contoh yang spesifik mengapa Anda menyampaikan feedback tersebut. Sangat direkomendasikan untuk menyampaikan feedback jenis ini secara langsung, tidak melalui media lain.
Behavioral Feedback untuk membuat dia sadar bagaimana orang lain melihat dia, tidak hanya dari sudut dia melihat dirinya sendiri. Tentunya akan terasa sulit untuk menyampaikannya, tetapi ingat kembali tujuan awal kita memberikan feedback — untuk dia jadi lebih baik.
Karena jika tidak disampaikan, ini bisa jadi bom waktu dan membuat dia mandek alias tidak bertumbuh, yang artinya tugas Anda sebagai manager gagal.
Oke, contohnya gimana mas?
Setiap kali orang lain menanyakan tentang pekerjaanmu, cara kamu menyampaikan terkesan defensif. Contohnya, ketika Fulan mengomentari kodemu, kamu membalasnya dengan “Bagus kok, percaya saja padaku”. Ini terkesan kamu tidak menerima feedback dan terlihat kurang dipercaya. Akan lebih baik jika kamu menggunakan nada yang lebih sopan dan menerima, walaupun bisa jadi kamu yang benar.
Collect 360-Degree Feedback for Maximum Objectivity
Ini merupakan jenis feedback yang lebih komplit dan menyeluruh. Karena feedback tidak hanya berasal dari satu orang, tapi dari banyak orang. Sehingga lebih banyak POV yang memberikan pendapatnya.
Sebagai contoh, ini bisa dilakukan dengan memberikan form feedback setelah melakukan suatu presentasi. Atau di akhir kuartal, kita melakukan 360 feedback dengan orang lain yang erat dan sering bekerja sama dengan kita. Dengan begitu, akan memberikan insight yang lebih baik dan global.
Walaupun feedback jenis ini cukup memakan waktu dan tidak bisa sering dilakukan. Ini bisa memberikan context yang lebih, terutama untuk report yang tidak Anda pantau secara detail day-to-day nya.
Mari kita lihat contohnya.
Salah satu hal yang sering muncul di 360-feedback adalah tentang planning yang kurang matang. Contohnya pada planning pembuatan project x, terdapat kesalahan dalam estimasi waktu yang mengakibatkan proses pengerjaan selalu mundur. Walaupun tidak ada kebutuhan campaign dan deadline bisa diundur, ini merupakan hal yang kurang baik.
Conclusion
Dengan tahu cara memberikan feedback yang baik, kita bisa mengatasi 2 masalah utama report tidak menjalankan great job, yaitu ekspektasi yang kurang jelas dan kurangnya skill.
Memang kita tidak bisa mengharapkan orang lain sempurna. Kadang orang bisa berbuat salah. That’s okay. The important things is readjusting expectation as quickly as possible and help him/her to not making mistakes again.
Ingat, feedback yang baik adalah yang bisa membuat orang lain lebih baik.
Your feedback only counts if it makes things better
Lalu, bagaimana jika kita sudah memberikan feedback tetapi tidak ada perubahan? Berikut beberapa tipsnya.
- Bisa jadi dia sudah mendengar feedbacknya, sudah mencoba memperbaiki, tetapi berbeda dengan ekspektasi kita. Dia memperbaiki di bagian A.1 tapi yang kita maksud di A.2. Untuk itu, kita perlu lebih detail dan spesifik mendifinisikan feedbacknya. Jangan nggantung. Berikan alasan dan contoh supaya lebih jelas.
- Kita sudah menyampaikan dengan baik dan detail, tetapi karena merasa terancam, dia tidak mendengar dan menyerap dengan baik. Untuk itu, kita perlu memastikan pendengar dalam kondisi aman dan nyaman. Bisa dimulai dengan mengatakan “saya menyampaikan ini karena saya care(peduli) denganmu”.
- Jika kamu datang dengan motif yang salah (misal merasa kamu yang benar, men-judge orang lain/blaming, dan dalam keadaan marah), pesan yang kamu sampaikan tidak akan sampai. Ingat, sesuatu yang datang dari hati akan sampai ke hati.
- Jika dalam pertemuan langsung, tanyakan di akhir sebagai konfirmasi. “Supaya kita on the same page, apa takeaway dari pertemuan ini dan apa yang kamu lakukan selanjutnya (action item)”. Atau bisa juga dalam bentuk summary di email/chat. Bentuk tertulis akan lebih jelas dan bisa dibaca lagi ke depannya.
- Sampaikan dalam beberapa kesempatan, tidak hanya sekali. Misal melalui 1:1 maupun 360 feedback
Perlu diingat bahwa tidak one silver bullet untuk mengomunikasikan feedback, bisa jadi di satu orang works tetapi di orang tidak works. Yang jelas, kita hanya bisa terus mencoba dan mendoakan. Karena tidak ada yang membuat manager lebih bahagia kecuali ketika melihat reportnya bertumbuh~
Satu pesan lagi yang cukup mengena dari buku ini adalah orang lain itu bukan krupuk (ini bahasa saya sendiri), yang langsung down karena dikasih feedback, tetapi justru itu yang membuat dia bisa improve. Jadi, jangan sungkan-sungkan dan gakenakan untuk memberikan feedback, jika itu baik untuk dirinya.
Feedback is critical for self-development. Ask someone you trust for feedback. And then accept it as a GIFT.
-Warren Buffet, American business magnate